Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d)

Das Hessische Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz sucht zur Verstärkung des Teams in der Abteilung Z, Referat Z4 - „Zentrale Serviceleistungen, Arbeitsplatzmanagement“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen

Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter (m/w/d).

Die Besoldung erfolgt nach Besoldungsgruppe A 11, äquivalent zu einer Eingruppierung E 11 gem. TV-H. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.

Über uns

Das Referat Z 4 in der Zentralabteilung des Hessischen Ministeriums des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz (HMdI) ist zuständig für eine Vielzahl von Aufgaben im Bereich der Zentralen Serviceleistungen, des Arbeitsplatzmanagements, der zentralen Sicherheitsangelegenheiten sowie der Krisenvorsorge für das HMdI. Hierzu zählen immanente Aufgaben, welche dazu beitragen, den Dienstbetrieb des HMdI aufrecht zu erhalten.

Der Aufgabenbereich umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

Zu Ihrem Aufgabengebiet gehört im Wesentlichen die Mitarbeit bei der Konzeption, Einführung und organisatorischen Umsetzung des zentralen ServicePoints im HMdI sowie in den betreffenden Sachbereichen. Ziel ist es, einen zentralen Anlaufpunkt für unterschiedliche Serviceleistungen zu schaffen und die damit verbundenen Aufgaben und Abläufe zu bündeln. Dabei wirken Sie an der Entwicklung und Abstimmung einheitlicher Prozesse mit, unterstützen die Koordinierung der beteiligten Arbeitsbereiche und tragen dazu bei, die Serviceleistungen bedarfsgerecht, effizient und serviceorientiert zu gestalten. Der Service-Point umfasst insbesondere Aufgaben aus den Bereichen Bibliothek, Poststelle und Materialwirtschaft.

Bibliothek

Die Bibliothek stellt den Beschäftigten des HMdI Lektüre wie Bücher, Zeitschriften und digitale Medien zur Verfügung. Sie unterstützt bei der Recherche, Ausleihe und Rückgabe von Medien sowie bei der gezielten Beschaffung und Aufbereitung von Informationen. Darüber hinaus wirkt sie an der Pflege, Weiterentwicklung und Digitalisierung des bibliothekarischen Angebots mit.

• Mitarbeit im Benutzerservice der Bibliothek
• Mitarbeit bei der Entwicklung einer modernen Behördenbibliothek
• Allgemeine Service- und Verwaltungstätigkeiten

Poststelle

Die Poststelle ist die zentrale Anlaufstelle für den gesamten analogen und digitalen Postverkehr des HMdI. Sie koordiniert und bearbeitet den Eingang, die Verteilung und den Ausgang der Dienstpost und stellt eine ordnungsgemäße, zuverlässige und fristgerechte Weiterleitung sicher. Darüber hinaus wird das elektronische Behördenpostfach überwacht sowie die damit verbundenen Arbeitsabläufe kontinuierlich weiterentwickelt und digital optimiert.

• In der Poststelle werden sämtliche Postein- und Postausgänge (analog und digital), einschließlich sämtlicher dazugehöriger Aufgaben und Prozesse bearbeitet.
• Sie bearbeiten und überwachen das elektronische Behördenpostfach.
• Mitarbeit bei der Entwicklung einer modernen Poststelle.

Materialwirtschaft

Das Referat Z4 übernimmt die zentrale Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe sämtlicher Büromaterialien, Arbeitsmittel und sonstiger Ausstattungsgegenstände für das HMdI. Dabei werden Bedarfe erfasst, Bestellungen koordiniert, Lieferungen geprüft und die Materialien bedarfsgerecht an die jeweiligen Organisationseinheiten ausgegeben. Ziel ist eine wirtschaftliche, transparente und möglichst digitale Gestaltung der Beschaffungs- und Bewirtschaftungsprozesse.

• Zentrale Beschaffung und Bereitstellung von (Büro-) Materialien für das HMdI
• Mitarbeit bei der Entwicklung einer modernen, digitalen und automatisierten Materialwirtschaft

Unsere Anforderungen:

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst, einen vergleichbaren verwaltungsbezogenen Hochschulabschluss, den Abschluss als Verwaltungsfachwirtin bzw. Verwaltungsfachwirt (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte bzw. Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste (FaMI) (m/w/d) in den Fachrichtungen Bibliothek oder Archiv, Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder in einem vergleichbaren kaufmännischen, organisatorischen oder logistischen Ausbildungsberuf. In diesen Fällen wird eine nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung, insbesondere in den Bereichen Service, Verwaltung, Bibliothek, Postbearbeitung, Beschaffung, Materialwirtschaft oder Logistik vorausgesetzt.
• Sie besitzen gute Kenntnisse im Bereich MS-Office (Word, Excel, Outlook).
• Sie weisen eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise auf.
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Diskretion und Loyalität sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie sind aufgeschlossen gegenüber Digitalisierungsprozessen.

Bringen Sie darüber hinaus folgende Fähigkeiten mit?

• Serviceorientiertes, freundliches, diskretes und gepflegtes Auftreten
• hohes Maß an Pflichtbewusstsein und Verlässlichkeit
• sorgfältige, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• gute Organisationsfähigkeit und Teamfähigkeit

Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) müssen einer erforderlichen Sicherheitsüberprüfung zustimmen (Hessisches Sicherheitsüberprüfungsgesetzes - HSÜG).

Wir bieten:

• Eine unbefristete Stelle
• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit
• Leistungsgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation mit den Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
• Vereinbarkeit von Familie oder Pflege und Beruf
• Grundsätzlich flexible Arbeitszeiten (06.00 bis 20 Uhr) und mobiles Arbeiten
• Landesticket
• Ein modernes, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
• Dienstgebäude fußläufig zum Hauptbahnhof
• Parkplätze und sichere Fahrradabstellplätze am Haus
• Laufgruppe, Fitnessraum, Wellhub und Chor
• Betriebsrestaurant

Eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, wird angestrebt. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Landesverwaltung strebt eine Erhöhung des Anteils von Menschen mit Migrationsgeschichte an. Bewerbungen von Menschen unabhängig von rassistischen Zuschreibungen, ethnischer Herkunft, deren Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität sind daher ausdrücklich erwünscht. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Verwendung dienlich sind. Teilzeitbeschäftigung ist vom Grundsatz her möglich, jedoch muss sichergestellt werden, dass die Stelle im vollen Umfang besetzt wird. Dem Hessischen Ministerium des Innern, für Sicherheit und Heimatschutz wurde das Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen verliehen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?